¿Como se organiza un evento deportivo?
Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc.
¿Qué es un evento deportivo?
Actividad que por su:
-Trascendencia social
-Público asistente
-Número de participantes
-Complejidad de medios e infraestructuras
-Dificultad organizativa
Necesita de unos requerimientos especiales para su desarrollo:
-Estructura de Recursos humanos
-Tramites administrativos
- Apoyo económico
- Planes alojamiento y transporte
-Infraestructuras especiales
- Actos de protocolo
- Plan de difusión y Promoción
-Sistemas de acreditaciones
-Control accesos, seguridad, etc.
Ø Planeación y organización
Una vez que tenemos la idea debemos realizar un estudio de las necesidades más importantes que conlleva hacer el Proyecto realidad:
-Necesidades de instalaciones
- equipamientos
-alojamientos
-transportes
-profesorado
-monitores
-deportivas
-organizativas
-logísticas
-voluntarios.
En definitiva tenemos que estudiar qué tenemos, qué necesitamos y qué nos falta para conseguirlo. Una vez que tenemos el Diagnóstico decidimos seguir adelante o no con el proyecto.
Numero de participantes:
Este es un dato fundamental que tenemos que conocer para la reserva de alojamientos, transportes, etc. Debemos saber si son de distintos países, comunidades autónomas, provincias, municipios, clubes, federaciones, etc. Siempre debemos tener en cuenta, además de los deportistas, a los jueces y árbitros, técnicos, directivos, acompañantes, conductores, etc.
Duracion de la actividad:
Otro dato importante es la duración de la Actividad para la reserva de alojamientos, instalaciones, transportes, sistema de competición, etc
Ø Presupuesto
Antes de realizar el Programa de la Actividad, debemos de ajustar el Presupuesto de gastos que hicimos en la Fase de Proyecto.
En el Presupuesto de gastos debemos tener en cuenta todos los conceptos y/ o gastos que normalmente necesitamos realizar para la organización de la actividad:
Recursos Humanos:
Todos los gastos que se produzcan en cuanto a personal se refiere. Para ser más exactos en cuanto al costo de la Actividad, deberíamos repercutir en este concepto la parte proporcional del personal que trabaja en las instituciones/ entidades que organizan/ colaboran en la Actividad.
Recursos Materiales:
Todos los gastos que se produzcan en cuanto a recursos materiales se refiere. Igualmente, si las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la Actividad aportan recursos materiales debemos repercutir en:
Ø Necesidades de material y equipo
Instalaciones y Equipamientos: si son de alguna/ s de las instituciones/ entidades organizadoras/ colaboradoras de la actividad, se repercutirá de la misma manera, lo que nos hubiera costado su utilización según las tasas/ precios establecidos por la/ s misma/ s.
Ø Jueces
La precedencia varía en función de la organización del acto. Si lo promueve el Comité Olímpico, entonces preside el acto el Presidente del Comité Olímpico; en otro caso lo preside el Presidente de la Federación Deportiva que organiza el evento (anfitriona).
Hay que tener en cuenta, que en función de las autoridades o personalidades que acudan a un evento deportivo, este orden de precedencia puede cambiar, al tener que intercalar a estas personalidades-autoridades
Ø Adecuación de infraestructura
Por la construcción y adecuación de escenarios deportivos y
el mejoramiento de la malla vial y los servicios públicos.
Inversiones significativas en infraestructura para la adecuación y construcción de los espacios
deportivos requeridos para las competencias, además de la implementación
deportiva e indumentaria de deportistas y personal organizador
Ø Convocatoria
primero debes tener la convocatoria ya sea fisica (papel) o por otro medio radio,tv internet etc.en la que vas a invitar a participar a x equipos de cualquier deporte.debes señalar dia, fecha y lugar ademas de las categorias por edades o por equipos x tambien debes señalar que el reglamento estara regido por x asociacion o grupo de jueces tambien debes señalar los premios ya sean en efectivo o en especie (trofeos,medallas, etc..) tambien debes mencionar el dia del registro de participantes o equipos y la fecha limite para inscribirse. tambien señalaras que habra junta previa con los capitanes de los equipos para tal dia.
Ø Sistema de competencia
Todo torneo, debe implementar un sistema de eliminación, con el fin de ir seleccionando paulatinamente a los participantes y entregar al final del mismo un Campeón, un subcampeón y los restantes puestos en la clasificación general. Los sistemas de eliminación son universales y pueden ser empleados en todos los deportes sin importar su naturaleza de los mismos, pero existen algunos sistemas apropiados más a un deporte que a otro.
Ø Ceremonia de apertura
También dependerá de cada Actividad, pero de alguna forma, todas se inauguran en el sentido de que toda actividad tiene un momento para comenzar. Si es un momento agradable, relajante, motivante, mejor.
Ø Desarrollo
Cuántas veces hemos dicho que cuando empieza el primer partido del campeonato ya quedamos tranquilos porque lo “peor ya ha pasado”. Aunque tiene parte de verdad, nunca debemos relajarnos.
Ø Premiación
Obligatorio: Ciudad y Año de la competición
Especificar la edición del evento deportivo con su enlace interno
No tiene valor por defecto
Obligatorio: Especilidad deportiva en la cual se obtuvo la medalla
Especificar la especialidad en la cual se obtuvo la premiación con su respectivo enlace interno
No tiene valor por defecto
Ø Ceremonia de clausura
La clausura debe ser agradable; rápida pero sin prisas, pensando en los participantes, recreándonos en la finalización, con posibilidades de despedida, de compañerismo, de finalización de algo que queríamos que no finalizara tan pronto. Para los participantes seguramente es lo más importante que tienen que hacer en ese momento: recibir su medalla, su trofeo, su reconocimiento, su premio…
Ø Memoria del evento
De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones: inventario y distribucion de material, devolucion del material pretado, limpieza de circuitos, instalaciones, etc, agradecimientos y justificaciones.`
